Pマークの安心

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私どもは平成18年11月7日、九州地区のビルメンテナンス・清掃会社の中で一番初めにPマークを取得させていただきました。当社の顧客であるオフィス事務所ビルや病院、店舗やホテルには、お客様のデリケートな情報が多数存在しています。個人情報の保護に対する、社会的な重要度の高まりを受けて、デリケートな情報の存在を知り得ることの多いスタッフの行動指針の策定の必要性が出てきました。そこで、会社全体で作業上の管理ルールを確立し、全スタッフがしっかりと運用することで「お客様の個人情報を大切に取り扱っています」という、安心でかつ安全な清掃会社であることを第三者に認めてもらうために、Pマークの認証を取得しました。

 

Pマークとは

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「最近、頻繁に営業の電話がかかってくるようになった」
登録した覚えがないのに、電話番号や住所、名前などの「個人情報」を誰かが知っていると感じた経験はありませんか?近年、様々場面で個人情報やプライバシーの取り扱いについての不安が広がる一方で、個人情報の保護への関心が高まっています。 その大切な「個人情報」の取り扱いについて、絶対に外に漏らさない、紛失しないといった安全管理・保護措置をしていると認められた事業者に与えられているのが「Pマーク制度」です。

 

 

社内規定

個人情報保護に関する方針

1.基本

(1) お客様からお預かりした個人情報は大切に保管し、紛失や漏えいのないよう取り扱う。
(2) お預かりした個人情報は本人以外開示してはいけない。訂正・削除等のご依頼は書面のみで受付し、第一次対応はPMS事務局(本社)が速やかに対応する。
(3) 適切な個人情報の取扱いを推進することによって、消費者の個人情報の保護意識の高まりにこたえ、社会的な信用を得るための信頼を事業者に与えられる。

 

2.仕事中にしてはいけないこと

(1) 机上の資料などを覗き込んだり、じっと見ていたりする。
(2) お客様である病院スタッフ様や患者様や、オフィス事務所の社員様の面白い噂話を、他の人に言ったら喜びそうなので教えてやる。
(3) ゴミ箱に個人情報を含む書類が捨てられているのをそのままゴミとして廃棄する。
(4) ゴミ箱の上に、書類の入った封筒が置いてあったのを、ゴミ箱の上にあるのだからと勝手に判断して捨てる。
(5) 委託元(テナントを含む)緊急連絡先の掲示・保管方法等は誰でも見える壁に貼る。
(6) 社長の事前許可なく社内への見学をさせる。

 

3.仕事中にすべきこと

(1) どうするか迷ったときは必ず本社に相談する。
(2) 自分の行動、発言も大切な情報。会社が被る影響を理解する。
(3) PMS(個人情報保護マネジメントシステム)の重要性・利点を理解する。
(4) 本社の入口に「事務所入退室チェック表」を配置し、入退室管理を徹底する。

 

4.スケジュール
 個人情報保護方針及び各種規定の見直し  5月
 年度教育計画及び年度監査計画の作成  5月
 個人データ台帳の見直し  7月
 内部監査  11月
 是正確認  12月
 マネジメントレビュー  12月
 規格への適合状況及び運用状況の確認  12月
 PMS教育の実施  年4回
 PMS運用チェック表・入退室管理  毎月
 PMS関連法規制他見直し  隔月

 

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